Współpraca najemców z zarządcami centrów handlowych

W dzisiejszych czasach prowadzenie działalności handlowo-usługowej coraz częściej odbywa się w rozbudowanych kompleksach biurowych oraz centrach handlowych. Przedsiębiorcy zobowiązani są podporządkować się zasadom określonym przez zarządców tychże obiektów i przestrzegać postanowień stosownych regulaminów. O czym zatem powinien pamiętać najemca przed rozpoczęciem swojej działalności?
Regulamin wewnętrzny
W pierwszej kolejności warto zapoznać się z postanowieniami regulaminu wewnętrznego, do którego przestrzegania zobowiązani są bez wyjątków wszyscy najemcy centrum handlowego. Znajdziemy tam najważniejsze zasady funkcjonowania obiektu, tj.: godziny otwarcia punktów handlowych, zasady przyjmowania dostaw, wymagania w zakresie estetyki lokali i utrzymania czystości, korzystania z powierzchni wspólnych, ciągów komunikacyjnych czy parkingów. W celu zabezpieczenia mienia i zapewnienia porządku na terenie obiektu wyznacza się strefy ogólnodostępne oraz o ograniczonej dostępności.
Umowa najmu
Oczywistym jest, że równie szczegółowo powinno się przeanalizować umowę najmu, w której to mogą zostać uregulowane dodatkowe prawa, ale też i obowiązki najemcy. Jako przykład można wskazać spoczywający na najemcy obowiązek dostosowania lokalu do obowiązujących przepisów prawa czy też wyposażenia go w stosowane zabezpieczenia antywłamaniowe. W podobny sposób możemy zostać zobowiązani do zawarcia odpowiedniej polisy ubezpieczeniowej. Z drugiej strony, istnieje możliwości wynegocjowania specjalnych warunków najmu, które to zawsze posiadają moc nadrzędną względem regulaminu.
Instrukcja bezpieczeństwa pożarowego
Jest to dokument, który zgodnie z przepisami przeciwpożarowymi powinien zostać opracowany przez zarządcę obiektu. Z punktu widzenia najemcy istotne jest zapoznanie się z rozmieszczeniem podręcznego sprzętu przeciwpożarowego, sposobami powiadamiania o zagrożeniach, zarządzania i przeprowadzania ewakuacji czy prowadzenia działań ratowniczych. Z uwagi na fakt, że instrukcja bezpieczeństwa przeciwpożarowego jest zazwyczaj dokumentem bardzo obszernym, wystarczy, że zarządca obiektu przekaże najemcą wyciąg zawierający wszystkie najistotniejsze informacje.
Ochrona obiektu
Ochrona centrum handlowego powierzana jest zazwyczaj przez zarządcę koncesjonowanej firmie ochrony osób i mienia, której to pracownicy realizują zadania mające na celu zapewnienia bezpieczeństwa obiektu oraz przebywającym w nim osóbm, a także kontrolują przestrzeganie postanowień obowiązujących regulaminów. Najemca może być zatem poproszony o sporządzenie listy osób upowaznionych do wchodzenia na teren centrum handlowego poza godzinami otwarcia. Z drugiej strony we wszystkich sprawach związanych z bezpieczeństwem przedstawiciele ochrony zobowiązani są udzielić wsparcia i pomóc personelowi najemcy. W tym konktekście niezwykle ważne jest, by wszyscy nasi pracownicy posiadali alarmowy numer telefonu, na który w razie jakiegokolwiek niebezpieczeństwa będą mogli zgłosić potrzebę interwencji.
Zdarzenia wyjątkowe
Na wypadek potrzeby nagłego wejścia do lokalu poza godzinami jego funkcjonowania, przykładowo w momencie powstania awarii technicznej, najemcy zobowiązywani są do pozostawienia na przechowanie u zarządcy dodatkowego kompletu kluczy. Warto jednak dopilnować, by przekazywane klucze zostały odpowiednio zabezpieczone i nie było możliwości posłużenia się nimi w sposób nieuprawniony. Z tego też względu powinny być one zapakowane przez najemcę do tzw. bezpiecznych kopert lub zaplombowanych woreczków. Co więcej, najemca powinien pozostawić dane kontaktowe osób do powiadamiania o zaistniałych sytuacjach nagłych i upoważnionych do zezwolenia odpowiednim służbom na wejście do lokalu.
Narzucanie przez zarządcę czasem restrykcyjnych zasad funkcjonowania centrum handlowego jest tym bardziej zrozumiałe, gdy weźmiemy pod uwagę, że to właśnie na nim ciąży odpowiedzialność za bezpieczeństwo obiektu oraz znajdujących się tam osób. Dlatego przestrzeganie obowiązujacych przepisów dotyczących bezpieczeństwa, z jednej strony jest w interesie najemcy, z drugiej natomiast jest jego najwyższą powinnością.
Sergiusz Parszowski