System EDI, umożliwiający elektroniczną wymianę danych handlowych z klientami, z powodzeniem stosowany jest przez Kolportera S.A. od 2005 roku. O ile jednak na początku z EDI korzystały przede wszystkim współpracujące ze spółką sieci handlowe, to obecnie dużą grupę stanowią także klienci indywidualni, sprzedający prasę w swoich sklepach.
Przed sześciu laty wielu indywidualnych sprzedawców prasy nie miało odpowiedniego oprogramowania komputerowego. – Dzisiaj jest inaczej, obie strony dysponują sprzętem pozwalającym na przesyłanie elektronicznych danych, co jest warunkiem koniecznym, by system EDI mógł w pełni funkcjonować – zauważa Bogusław Morański, dyrektor Pionu Sprzedaży w Departamencie Dystrybucji Prasy Kolportera S.A. – Ale to nie jedyna przyczyna większego zainteresowania EDI. Właściciele sklepów, do których Kolporter dostarcza prasę, zaczęli w końcu dostrzegać zalety systemu, eliminującego błędy w dostawie i księgowaniu, a także, co jest równie istotne, pozwalającego im zaoszczędzić czas.
Za pośrednictwem EDI, drogą elektroniczną na wskazany adres mailowy lub serwer FTP, codziennie wysyłane są najważniejsze z punktu widzenia sprzedawców dokumenty, a więc faktury, faktury korygujące i dowody dostawy i zwrotu prasy. – W przypadku korzystania z dokumentów papierowych, na przyjęcie kilkudziesięciu tytułów prasowych do sklepu sprzedawca musi poświęcić około 40 minut, tyle czasu zajmuje mu bowiem wypełnienie dokumentacji. Jeśli jednak ma w swoim punkcie sprzedaży zainstalowany system EDI, cała operacja trwa kilka sekund. Różnica w czasie więc jest ogromna – podkreśla Bogusław Morański.
Tych zalet jest dużo więcej. Sprzedawca prasy dostaje wcześniejszą informację o wielkości dostawy przed jej fizycznym otrzymaniem, ma możliwość automatycznego księgowania, może ograniczać braki tytułowe poprzez automatyczną reakcję w przypadku wyprzedaży tzw. dopiski. EDI to także oszczędności w kosztach administracyjnych i biurowych, przyspieszony obieg pieniędzy czy optymalizacja dostaw i zmniejszenie zapasów magazynowych.
Oczywiście, nie jest tak, że wszyscy klienci zdecydowali się już korzystać z EDI. – Sądzę jednak, że to kwestia czasu, by w naszych rozliczeniach z klientami zdecydowana większość dokumentów papierowych została zastąpiona plikami elektronicznymi – uważa Bogusław Morański. – Pod każdym względem będzie to korzystne dla obu stron.
GK
Oznacza w wolnym tłumaczeniu Elektroniczną Wymianę Danych (ang. Electronic Data Interchange). EDI umożliwia natychmiastowe przekazywanie informacji, które są zawarte w dokumentach. Celem EDI jest wyeliminowanie wielokrotnego wprowadzania danych oraz przyspieszenie i zwiększenie dokładności przepływu informacji dzięki połączeniu odpowiednich aplikacji komputerowych w firmach uczestniczących w wymianie.
