Zmiany w kasach fiskalnych i na paragonach

Od 1 października 2013 r., decyzją Ministerstwa Finansów, na paragonach drukowanych przez kasy fiskalne muszą się znaleźć nazwy umożliwiające jednoznaczną identyfikację towaru. Ta informacja wprawiła część handlowców w popłoch, choć diabeł nie jest taki straszny, jak go się maluje. Istnieją bowiem programy pozwalające dostosować kasy do nowych wymagań. Jeden z nich przygotowała spółka Infover.

Rozporządzenie ministra finansów w sprawie kas rejestrujących (z 14 marca 2013 r.) wejdzie w życie 1 października br. Resort ich wprowadzenie uzasadnia koniecznością doprecyzowania i uszczegółowienia obowiązujących zasad. Powołuje się przy tym na wyrok NSA z marca 2010 r., orzekający, że podatnik powinien wystawić paragony szczegółowe na tyle, by organ podatkowy mógł zweryfikować rozliczenie podatku, a konsument miał możliwość kontroli zakupów.
Niezależnie jednak od przesłanek, jedno jest pewne – od 1 października każdy handlowiec korzystający z kasy fiskalnej będzie musiał umieszczać na paragonie nazwę sprzedawanego towaru lub usługi w taki sposób, aby można było je jednoznacznie zidentyfikować. W przypadku czasopism będzie to pełen tytuł gazety wraz z numerem bieżącego wydania. Drukowanie skrótu nazwy towaru czy tytułu gazety może skutkować karami finansowymi.
Posłużmy się przykładem podanym przez Polską Izbę Handlu. Wiele polskich sklepów korzysta z kas drukujących paragony o szerokości ok. 2,5 cm. Określają zakupione towary przypisując je do danych kategorii, np. „mleko”, „wędlina”, „chleb”. Konsument, który wie, co kupował, potrafi też przypisać produkt w koszyku do pozycji na paragonie. Paragony wyraźnie wskazują też jaka stawka podatku VAT obowiązuje za dane towary. Teraz zamiast wpisu „nabiał”, na paragonie będzie musiał się naleźć zapis np. „jogurt brzoskwiniowo-bananowy 0% Mlekol”. Jednak znaczna liczba aktualnie używanych kas daje możliwość wprowadzenia maksymalnie 16 znaków. Można się wtedy posłużyć skrótem, ale czy wtedy będzie to pozwalało na jednoznaczną identyfikację produktu? Jeżeli kontrolerzy uznają, że „j brz – ba 0% Ml” nie spełnia tego warunku, sklep może ponieść karę.
Spory problem dla niektórych
Zmianami w kasach fiskalnych nie muszą się martwić partnerzy Kolportera prowadzący saloniki prasowe, salony Top-Press oraz sklepy spożywcze Dobry Wybór. Oni nie muszą wprowadzać do urządzeń rejestrujących pełnych nazw towarów, zrobi to za nich oprogramowanie zainstalowane w sieciach handlowych spółki.
W trudniejszej sytuacji są natomiast właściciele prywatnych kiosków i małych sklepów. – Jeszcze nie wiem, jak sobie z tym problemem poradzić – przyznaje Grzegorz Zmarzły, współpracujący z Kolporterem handlowiec z Chrzanowa. – Nie wyobrażam sobie, abym codziennie wpisywał do kasy pełne nazwy i numery wszystkich gazet, jakie otrzymuję w dostawie. Po prostu nie mam na to czasu.
Zmiany wprowadzone przez Ministerstwo Finansów skrytykowała m.in. Polska Izba Handlu, według której wymiana kasy na nowoczesną jest bardzo kosztownym rozwiązaniem szczególnie dla niewielkich sklepów. Niektóre małe punkty handlowe rozważają zamknięcie działalności, ponieważ nie są w stanie ponieść tak dużego wydatku. – Oprócz kosztów związanych z ewentualną zmianą kasy, sklepy poniosą koszty związane z czasem pracy – mówi Waldemar Nowakowski Prezes Polskiej Izby Handlu. – Najpierw będzie trzeba wszystkie towary dostępne w sklepie wprowadzić do systemu, co dla małych sklepów oznacza ręczne wpisywanie nazw, w sposób podobny do tego jak pisze się sms-y na telefonach starego typu. Dodatkowo przy każdej dostawie towaru, nowe produkty nie będą mogły być przypisane do grup, a będą musiały być zapisane jako oddzielne pozycje. Wymaga to bardzo dużego nakładu pracy – dodaje.

Program Infovera z pomocą

Nie musi jednak być tak źle, jak przewidują niektórzy, a i koszty związane ze zmianami, nie muszą być wysokie, ponieważ nie w każdym przypadku trzeba wymieniać kasę. Spółka Infover opracowała program Insignum Sprzedaż Detaliczna, pozwalający zastąpić kasę fiskalną, o zbyt małej pamięci kodów, drukarką fiskalną, która nie ma tego rodzaju ograniczeń.
– Nasze rozwiązanie to duże ułatwienie i oszczędność czasu zwłaszcza dla sprzedawców, mających w ofercie oprócz innych towarów, również prasę – mówi Piotr Gwiazda, dyrektor handlowy Infovera. – Dla nich krytycznym momentem każdego dnia byłoby wprowadzanie pełnych tytułów i numerów gazet i czasopism. Dzięki naszemu oprogramowaniu sprzedawca nie musi tego robić ręcznie. Prasa jest wprowadzana do systemu automatycznie z pliku dostawy, który każdy klient otrzymuje drogą elektroniczną. Na podobnej zasadzie wprowadzane są inne towary. Co jednak istotne, koszty związane z instalacją naszego programu są znacznie niższe niż wymiana starej kasy fiskalnej na nowoczesną – podkreśla Piotr Gwiazda.

Jak to interpretować
Z interpretacją ministerialnego rozporządzenia kłopot mają nie tylko sami handlowcy, sam resort dopuszcza pewną elastyczność we wprowadzaniu zmian, o czym – zresztą dość zawile – informuje na swoich stronach. Np. jak czytamy, podatnik stosujący urządzenie rejestrujące z bardzo ograniczoną liczbą pozycji, może nadal z niego korzystać. W ocenie ministerstwa „brak odpowiednich możliwości technicznych w dotychczas stosowanych urządzeniach nie powoduje, że nie mogą być one stosowane dla rozliczeń podatkowych. Wynika to z par. 36 rozporządzenia z 14 marca br.” (cytat za „Dziennikiem Gazetą Prawną”). Nie znaczy to jednak, że nie trzeba wprowadzać żadnych zmian w starych kasach fiskalnych. W przypadku starych kas – według ministerstwa – „przepisy należy stosować odpowiednio”, a więc na tyle, na ile to możliwe.
Przepis dotyczący jednoznacznego identyfikowania towarów ma np. zastosowanie, gdy asortyment towarów u danego podatnika jest większy niż liczba pozycji dostępnych w bazie towarowej kasy. W takiej sytuacji podatnik dostosowuje nazewnictwo do liczby dostępnych pozycji w bazie towarowej kasy fiskalnej.
W przypadku starych kas resort finansów dopuszcza też możliwość skrótowych zapisów nazw, ale interpretacja, czy jest to wystarczająco „jednoznaczna identyfikacja” będzie zależała od urzędników przeprowadzających kontrole w sklepach i punktach usługowych.
GK