Jak rozporządzać czasem, żeby zrobić wszystko, co mamy do zrobienia, i jeszcze mieć chwilę dla siebie? Nie jest to łatwe, ale można spróbować. Pisze o tym redakcyjny psycholog „Naszego Kolportera” Małgorzata Wirecka-Zemsta.
Pośród zjawisk, które są nieuchronne, stałe i wszechobecne – czas zajmuje miejsce szczególne. Ma przy tym unikalną właściwość – wyznaczany przez różne, zsynchronizowane zegary świata, pozornie jednaki, dla każdego z nas, w różnych sytuacjach, płynie inaczej. Wystarczy choćby pomyśleć o tym, jak zwalnia swój bieg, kiedy czekamy na coś niecierpliwie. Na przykład w kolejce do lekarza. Każda minuta ciągnie się powoli i trwa – wydaje się „wiecznie”. A znów, kiedy czasu mamy mało, kiedy spieszymy się, żeby zdążyć, ani się spostrzegamy, jak mija godzina, a nawet kilka godzin.
Im starzej, tym szybciej
Podobnie jak emocje (niecierpliwość, lęk, złość) istotnym czynnikiem wpływającym na spostrzeganie upływu czasu, jest wiek obserwatora. Wiele osób przywołując wspomnienia z dzieciństwa opowiada o wspaniałych dniach, pełnych przygód, wypraw z przyjaciółmi, zabaw trwających godzinami. O doświadczaniu bezmiaru wolnego czasu. Różnica pomiędzy dawnymi czasami a dniem dzisiejszym niekoniecznie wynika z odmienności stylu życia dwadzieścia czy trzydzieści lat temu. Bo i dziś dla dzieci i ludzi młodych czas płynie wolno, odległości pomiędzy kolejnymi tygodniami i miesiącami wydają się duże. Natomiast osoby starsze jak dawniej narzekają, że „czas minął nie wiadomo kiedy. I znów kolejne święta, urodziny, lato”. Naukowcy uważają, że jedną z przyczyn opisanego spostrzegania upływu czasu jest odniesienie do długości trwania życia osoby oceniającej. Dla 80-latka rok to zaledwie 1/80 jego życia, zaś dla 5 -latka aż 1/5. Stąd różnica oceny szybkości upływu czasu.
Wśród innych czynników wpływających na to, jak postrzegamy czas, warto wymienić typ osobowości. Na przykład ekstrawertycy (osoby nastawione na świat zewnętrzny, łatwo odnajdujące się w nowym otoczeniu, towarzyskie, pełne energii w kontaktach z innymi, nakierowane na zmiany otoczenia społecznego) zdają się nie doceniać upływu czasu. Kiedy są z innymi, czas płynie im zbyt szybko, oceniają godzinę jako chwilę. Łatwo im „stracić poczucie czasu”. Pełni optymizmu przekonani są, że wszędzie zdążą. Dlatego zwykle spóźniają się na spotkania, ciągle gdzieś pędzą, nie udaje im się wykonać pracy w założonym terminie, itp. Mają poczucie, że czas jest dla nich niełaskawy – niekiedy bardzo przyspiesza.
Niektóre substancje chemiczne także mogą wpłynąć na poczucie upływu czasu. Należą do nich narkotyki (np. haszysz), ale również kofeina (kawa), która potrafi sprawić, że osobie pijącej „małą czarną” czas płynie szybciej.
Zatrzymani we czasie
Jeszcze dalej idą w ocenie wpływu percepcji czasu na nasze funkcjonowanie amerykańscy psychologowie, prof. Philip Zimbardo oraz prof. John Boyd. Twierdzą oni, że ludzie mogą funkcjonować poprzez jedną z trzech perspektyw czasowych: przeszłą, teraźniejszą oraz nastawioną na przyszłość. Ludzie z dominacją perspektywy przeszłej wciąż odnoszą się do swoich dawnych sukcesów lub porażek. To one wpływają na ich aktualne decyzje życiowe. Poprzez pryzmat przeszłości budują teraźniejszość. Czasem możemy dosłownie zobaczyć taką „zatrzymaną w czasie” osobę. Jej ubiór, uczesanie, sposób wysławiania się natychmiast przywodzi na myśl czasy przeszłe. Szczególnie barwne i wyraziste bywają osoby zatrzymane w latach 50. lub 60. ubiegłego wieku; typ gomułkowski (łysawy mężczyzna, z „zaczeską”, w przymałym garniturze) lub stachanówki (kobieta z kokiem na głowie, prosta spódnica i bluzka jak z akademii ku czci).
Osoby z dominacją perspektywy teraźniejszej koncentrują się głównie na „korzystaniu z chwili”, a więc wydawaniu pieniędzy na przyjemności: spotkania towarzyskie, alkohol, narkotyki, seks, szybkie samochody. Zdarza się, że podejmują niebezpieczne, ryzykowne decyzje. Nastawione są na natychmiastową nagrodę, a jej odraczanie przychodzi im z dużym trudem. Nie potrafią przewidywać konsekwencji własnych działań, jeśli dotyczy to zbyt odległej perspektywy czasowej. Nie oszczędzają, nie odkładają na emeryturę, odżywiają się w sposób niekontrolowany, narażając na choroby i szybszą śmierć. Perspektywa ta jest zwykle przejawiana przez młodych ludzi, co wynika m.in. z ich krótkiego doświadczenia życiowego, jednak u niektórych pozostaje na resztę zycia.
Wreszcie ludzie z perspektywą skierowaną ku przyszłości. Stawiają sobie przede wszystkim cele długoterminowe, lubią planować i realizować zadania; są obowiązkowi, solidni, wytrwali i konsekwentni. Potrafią odmawiać sobie przelotnych zachcianek. Dbają o zdrowie. Jednak, znając możliwe konsekwencje, często martwią się, doświadczają silnego stresu. Kontrola i presja czasu nie pozwalają im cieszyć się życiem. Zbyt dużo czasu poświęcają pracy, za mało rodzinie i bliskim. Często bywają samotnymi pracoholikami.
Opisane procesy postrzegania upływu czasu i w konsekwencji jego wpływu na nasze życie, mają raczej charakter stały (no może poza zwyczajem popijania „małej czarnej”). Ponadto, większość z nas nie zdaje sobie sprawy z tego, jak szybko płynie dla nas nasz indywidualny czas, bowiem subiektywne postrzeganie czasu jest procesem nieświadomym. Czy wobec tego jesteśmy skazani na życie w określonym, „właściwym” dla nas czasie? Zarówno wymienieni badacze, którzy wielokrotnie eksperymentalnie wykazali dużą zmienność i plastyczność ludzkich reakcji, jak i inni naukowcy twierdzą, że można dokonać zmiany w zakresie indywidualnego myślenia o czasie. Do najbardziej popularnych sposobów radzenia sobie z czasem należą: umiejętność motywowania się do działania oraz zarządzanie czasem.
Żywioł albo porządek
Na podstawie mojego doświadczenia oraz rozmów ze studentami i uczestnikami szkoleń, mogę powiedzieć, że najczęściej spotyka się jedno z dwóch podejść do organizacji czasu i pracy, bardziej popularne: „wszystko na żywioł” oraz mniej powszechne: „zaplanuj swoje życie”.
Osoby wyznające pierwsze z prezentowanych podejść wierzą, że świat jest nieprzewidywalny, zmienny i różnorodny. Zatem najlepsze, co można zrobić to elastycznie reagować na pojawiające się problemy. I jeśli trzeba, dostosowywać się do zmian.
– „Przewidywać czas na stanie w korku podczas codziennego dojazdu do pracy? Nonsens. Wczoraj stałem 20 minut, a dwa dni temu 40. Najlepiej po prostu uwzględnić możliwość spóźnienia się i nie przejmować się.”
– „Ćwiczyć prezentację dla klienta przed rodziną? To dobre dla rozpoczynających pracę, a taki stary wyga jak ja upływ czasu ma w głowie i idealnie potrafi zmieścić się w zaplanowanych na wystąpienie ramach. Zawsze pamiętam o wszystkich tematach.”
Natomiast ci – być może będący w mniejszości – którzy planują, zawsze starają się być przygotowanymi na wszelkie możliwe problemy:
– „Korki – wiem, że teraz jest ich więcej. Przygotowania do Euro powodują, że wiele dróg jest rozkopanych. Dlatego zawsze zostawiam sobie półgodzinny margines. Jeśli przyjeżdżam wcześniej mam czas na kawę i przejrzenie papierów”.
– „Kiedy mam przed sobą ważną prezentację, staram się ją przećwiczyć tak jak przed klientem. Sprawdzam czas, patrzę gdzie mogę się zaciąć itd. Lubię mieć pewność, że nie spotkają mnie żadne niespodzianki i że powiem wszystko co ważne”.
Jedna i druga strona łatwo poda argumenty przeciwko podejściu strony przeciwnej.
– „Elastyczność – to raczej chaos i bylejakość. Łatwo o błędy i pominięcie niektórych spraw”.
-„Takie wypracowanie i ćwiczenie zabija twórczość i inwencję, a kiedy pojawia się problem, powoduje, że ludzie nie potrafią radzić sobie ze zmianami”.
Cztery kroki zarządzania
Trudno określić, która ze stron ma bardziej rację, bo że żadna nie ma jej całkowicie, to oczywiste. Jednak, na pewno umiejętność zarządzania czasem, planowanie i przewidywanie, daje większe prawdopodobieństwo odniesienia sukcesu.
Do najistotniejszych elementów zarządzania czasem należą:
1. Ustalenie priorytetów
Zanim przystąpimy do działania, koniecznie powinniśmy ustalić, co jest dla nas najważniejsze, co mniej istotne, a z czego będziemy mogli w razie konieczności zrezygnować. Wyznaczone priorytety pozwalają nam przystąpić do planowania harmonogramu działań.
2. Planowanie (najlepiej pisemne)
Dobrze jest zapisać w notesie plany działań tak, aby móc umiejscowić je w czasie i miejscu. Dzięki temu możemy określić, ile czasu jest nam potrzebne na wykonanie określonych fragmentów pracy. Kalendarz pozwala także przewidzieć wszelkie przerwy (święta, dni wolne, itd.), i nie planować w tym czasie niektórych prac. Ważne zadania powinny być przewidywane, jako pierwsze, im mniej ważne tym później mogą zostać zaplanowane – w razie poślizgu czasowego, czy nieprzewidzianych wypadków będzie można z nich zrezygnować. Zadania długofalowe dobrze jest podzielić na mniejsze odcinki, łatwiej wtedy kontrolować ich wykonanie i nie zapomnieć o szczegółach (zamiast planu „w tym roku kupię dom” lepiej wyznaczyć „lipiec – na załatwienie formalności, wrzesień – poszukiwanie lokalu” itd).
3. Motywowanie się do samodyscypliny
Zapisywanie poszczególnych etapów i działań ma także funkcję mobilizującą, jeśli coś zostało przewidziane w określonym czasie, tym większe jest prawdopodobieństwo, że właśnie wtedy zostanie wykonane. Odłożenie zadania na następny dzień, powoduje, że trudniej ponownie z niego zrezygnować. Dobrym przykładem jest zapisywanie w notesie prac do wykonania na dany dzień. Jeśli nawet, z powodów niezależnych, nie wykonamy zaplanowanych zadań przepisywanie ich na kolejny dzień powoduje, że ich ranga rośnie. Kilkakrotne przepisanie niewykonanego zadania powoduje że staje się priorytetowe albo świadczy tym, że jest ono nieważne.
4. Uwzględniaj swoje „słabe i mocne strony”
Wiele osób znając swoje słabości powinno podczas planowania uwzględnić wynikające z nich możliwe problemy. I tak, jeśli mamy skłonność do spóźniania się, może warto zapisać w notesie czas spotkania o kwadrans wcześniejszy. Co ciekawe, mimo że osoby stosujące opisaną metodę są świadome tej „wewnętrznej umowy” – sposób skutkuje. Podobnie można przeciwdziałać innym naszym słabościom lub wykorzystywać atuty. Osoby, jak opisany „doświadczony pracownik”, mające duże doświadczenie mogą zrezygnować z ćwiczenia wystąpień, jednak więcej czasu powinny poświęcić np. na sprawdzenie wszystkich zmian, jakie mogły zajść od ostatniego wystąpienia.
Kilka zaprezentowanych powyżej metod powinno pomóc w „codziennych zmaganiach z czasem”. Przynajmniej na początek. Tak, aby uniknąć przykrych stron nieadekwatnej, subiektywnej oceny upływającego czasu. A dalej? Zapraszam do zaprzyjaźnienia się z czasem.
Małgorzata Wirecka-Zemsta
